Szanowni Państwo,

Z dniem 25 maja 2018r. wchodzi w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Realizując obowiązek informowania o przetwarzaniu ich danych osobowych, pragniemy przekazać Państwu poniższe informacje na temat przetwarzania danych:

• naszych Klientów, Partnerów biznesowych i Współpracowników będących osobami fizycznymi;
• osób reprezentujących Klientów, Partnerów biznesowych i Współpracowników będących osobami prawnymi/jednostkami organizacyjnymi, instytucjami i ich pracowników;
• osób działających w imieniu organów administracji publicznej.

I. PGE Ekoserwis sp. z o.o. jako administrator danych osobowych

PGE Ekoserwis sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu przy PI. Staszica 30, 50-222 Wrocław, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000024592, NIP 8971006564, kapitał zakładowy w wysokości 46.875.000,00 złotych jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Pani/Pana dane osobowe mogły do nas trafić i mogą być przez nas przetwarzane na przykład w związku z zawarciem umowy lub realizacją wspólnego przedsięwzięcia, a także przy okazji prowadzenia negocjacji lub korespondencji, zarówno tradycyjnej, jak i mailowej. W określonych przypadkach, Pani/Pana dane osobowe mogą być przez nas przetwarzane w związku z prowadzonym postępowaniem przed organami administracji publicznej.

 II. Kontakt

W sprawie ochrony swoich danych osobowych można skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych/ Specjalistą ds. Ochrony Danych pod adresem email: rodo.ekoserwis@gkpge.pl lub pisemnie na adres naszej siedziby wskazany w punkcie I powyżej.

III. Cele i podstawy przetwarzania

Pani/Pana dane osobowe mogą być przez nas przetwarzane w następujących celach:

1. W celu zawarcia i realizacji obowiązków wynikających z zawartej umowy, w szczególności dla zweryfikowania prawidłowej reprezentacji strony umowy, dokonywania ustaleń operacyjnych, rozliczenia wynagrodzenia, realizacji procedury reklamacyjnej (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO);
2. W celu prowadzenia negocjacji w sprawie uzgodnienia warunków współpracy, prowadzenia postępowania przetargowego, składania ofert na wykonanie usługi, sprzedaż produktów własnych Spółki, prowadzenia działalności marketingowej (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdzie uzasadnionym interesem PGE Ekoserwis jest prowadzenie działalności gospodarczej i oferowanie własnych produktów i usług);
3. w celu realizacji obowiązków prawnych wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych,
   w szczególności w zakresie właściwego udokumentowania transakcji na potrzeby rozliczeń podatkowych, przygotowania sprawozdania finansowego Spółki (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
4. w celu windykacji należności, prowadzenia postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO, gdzie uzasadnionym interesem Spółki jest dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami);
5. w celu prowadzenia postępowań administracyjnych, których stroną jest Spółka (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO, gdzie uzasadnionym interesem Spółki jest realizowanie praw strony w postępowaniu);
6. w celu przechowywania danych dla celów archiwalnych oraz zapewnienie rozliczalności (wykazania spełnienia przez nas obowiązków wynikających z przepisów prawa) (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO, gdzie uzasadnionym interesem Spółki jest realizacja obowiązków korporacyjnych, zapewnienie możliwości wykazania zgodności działalności z prawem).

IV. Okres przechowywania danych

PGE Ekoserwis przechowuje dane osobowe przez czas  niezbędny do realizacji celu, w którym dane są przetwarzane oraz przez czas, w jakim możliwe jest  dochodzenie roszczeń w danych przypadku, chyba że ze względu na realizację innych celów, okres przetwarzania danych może być inny, o czym zostanie Pani/Pan odrębnie poinformowana/y.

Jednocześnie, w celu rozliczalności będziemy przechowywać dane przez okres, w którym PGE Ekoserwis zobowiązana jest do zachowania danych lub dokumentów je zawierających dla udokumentowania spełnienia wymagań prawnych, w tym umożliwienia kontroli ich spełnienia przez organy publiczne.

V. Odbiorcy danych

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane:

a) podmiotom z Grupy PGE Polska Grupa Energetyczna S.A.;
b) partnerom biznesowym, klientom i potencjalnym klientom, czyli firmom, z którymi współpracujemy oferując lub świadcząc nasze usługi;
c) instytucjom określonym przez przepisy prawa np. Urząd Skarbowy, ZUS, PIP;
d) naszym podwykonawcom (podmiotom przetwarzającym) – dostawcom oprogramowania, systemów IT oraz przestrzeni serwerowej, a także aplikacji wykorzystywanych przez Spółkę, kancelariom prawnym.

VI. Pani/Pana prawa związane z przetwarzaniem danych:

Na podstawie przepisów RODO, przysługują Pani/Panu liczne prawa w odniesieniu do danych osobowych, które przetwarzamy. Poniżej znajduje się ogólny opis tych praw:

a) Dostęp do danych osobowych. W każdym czasie może Pani/Pan skorzystać z prawa dostępu do swoich danych.

b) Sprostowanie i uzupełnienie danych. Ma Pani/Pan prawo żądania od nas niezwłocznego sprostowania danych osobowych, które są nieprawidłowe, a także żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych.

c) Prawo do usunięcia danych. Ma Pani/Pan prawo do żądania od nas niezwłocznego usunięcia danych osobowych w każdym z następujących przypadków:

• gdy dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
• w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody, gdy cofnie Pani/Pan zgodę, na której opiera się przetwarzanie i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
• gdy wniesie Pani/Pan sprzeciw wobec przetwarzania danych, o którym mowa w pkt. e) poniżej i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania tych danych;
• gdy dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem;
• gdy dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii Europejskiej lub prawie polskim.

Spółka nie będzie mogła jednak usunąć Pani/Pana danych osobowych w zakresie w jakim ich przetwarzanie będzie niezbędne (i) do korzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji, (ii) do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii Europejskiej lub prawa polskiego, (iii) do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

d) Prawo do ograniczenia przetwarzania danych. Ma Pani/Pan prawo żądania od nas ograniczenia przetwarzania, w przypadkach, gdy:

• kwestionuje Pani/Pan prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych;
• przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a Pani/Pan sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
• Spółka nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne Pani/Panu, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• Wniosła Pani/Wniósł Pan sprzeciw wobec przetwarzania, o którym mowa w pkt. e) poniżej – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po naszej stronie są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.

e) Prawo do sprzeciwu. W każdej chwili przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia sprzeciwu – z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją – wobec przetwarzania danych w celu realizacji uzasadnionego interesu Spółki (tj. w przypadkach gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest przepis art. 6 ust. 1 lit. f RODO). PGE Ekoserwis przestanie przetwarzać Pani/Pana dane w tych celach, chyba że będzie w stanie wykazać, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności lub że Pani/Pana dane będą niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

f) Prawo do cofnięcia zgody. W zakresie w jakim przetwarzanie danych osobowych następuje w oparciu o zgodę, ma Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

g) Prawo do przenoszenia danych. W zakresie, w jakim Pani/Pana dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy lub przetwarzane na podstawie zgody oraz przetwarzanie danych odbywa się w sposób zautomatyzowany – ma Pani/Pan prawo otrzymać od Spółki w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego swoje dane osobowe, które Pani/Pan nam dostarczył/a. Ma Pani/Pan także prawo przesłać te dane osobowe innemu administratorowi.

h) Prawo do skargi. Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi na przetwarzanie danych osobowych przez nas do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Uprawnienia, o których mowa w pkt. a)-g) powyżej można wykonać poprzez skontaktowanie się z nami w sposób określony w pkt. II powyżej, tj. kontaktując się z na adres e-mail rodo.ekoserwis@gkpge.pl lub pisemnie na adres siedziby Spółki.

W celu realizacji prawa do skargi, o której mowa w punkcie h) powyżej należy skontaktować się bezpośrednio z organem nadzorczym.

VII. Dobrowolność podania danych, uzyskanie danych z innych źródeł

Kontaktując się z nami w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Pani/Pan podaje swoje dane w sposób dobrowolny, przy czym brak podania danych może skutkować brakiem możliwości zawarcia lub realizacji umowy, czy też niemożnością realizacji praw które mogą Pani/Panu przysługiwać.

Pani/Pana dane osobowe obejmujące: imię, nazwisko, stanowisko i miejsce pracy, służbowe dane kontaktowe możemy także uzyskać od Pani/Pana pracodawcy lub podmiotu, z którym Pani/Pan współpracuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, a także ze źródeł publicznie dostępnych (strona internetowa).

Pani/Pana dane osobowe obejmujące kategorie danych zamieszczone w publicznych rejestrach (w rejestrze przedsiębiorców KRS oraz w CEIDG) możemy także uzyskać z tychże źródeł publicznie dostępnych.

VIII. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Informujemy, że PGE Ekoserwis nie wykorzystuje danych osobowych w procesie zautomatyzowanego podejmowania decyzji, ani nie profiluje danych osobowych.

IX. Przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej

PGE Ekoserwis nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy, ani do organizacji międzynarodowych.