Dnem 25. května 2018 nabývá platnosti Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).
Při plnění povinnosti informování o zpracování jejich osobních údajů bychom Vás rádi informovali o zpracování údajů:
- našich klientů, obchodních partnerů a spolupracovníků, kteří jsou fyzickými osobami;
- osob zastupujících klienty, obchodní partnery a spolupracovníky, kteří jsou právnickými osobami /organizačními jednotkami, institucemi a jejich pracovníků;
- osob jednajících jménem orgánů veřejné správy.
I. Společnost PGE Ekoserwis sp. z o. o. jako správce osobních údajů
Společnost PGE Ekoserwis sp. z o. o. se sídlem ve Vratislavi, PI. Staszica 30, 50-222 Vratislav, zaregistrovaná Okresním soudem pro Vratislav-Fabryczna ve Vratislavi, VI. hospodářské oddělení celostátního soudního rejstříku pod číslem 0000024592, DIČ 8971006564, základní kapitál ve výši 46.875.000,00 polských zlotých, je správcem osobních údajů zpracovávaných v rámci prováděné hospodářské činnosti.
Vaše osobní údaje nám mohly být poskytnuty a mohou být námi zpracovávány například v souvislosti s uzavřením smlouvy nebo realizací společného projektu, a rovněž při příležitosti probíhajících jednání nebo korespondence, a to jak tradiční, tak i elektronické. V určitých případech mohou být Vaše osobní údaje námi zpracovávány v souvislosti s probíhajícím řízením před orgány veřejné správy.
II. Kontakt
Ve věci ochrany osobních údajů lze kontaktovat pověřence pro ochranu osobních údajů / specialistu pro ochranu osobních údajů, a to na e-mailové adrese: nebo písemně na adrese našeho sídla uvedené výše, v bodu I.
III. Účel a předpoklady zpracování
Vaše osobní údaje mohou být námi zpracovávány pro následující účely:
- za účelem uzavření povinností vyplývajících z uzavřené smlouvy a jejich plnění, zejména pro ověření řádného zastupování smluvní strany, provádění provozních opatření, vyúčtování odměny, realizaci reklamačního řízení (důvod uvedený v čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR);
- za účelem jednání ve věci ujednání podmínek spolupráce, provádění výběrového řízení, předkládání nabídek na poskytnutí služby, prodej vlastních produktů společnosti, provádění marketinkové činnosti (důvod uvedený v čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, kde legitimním zájmem společnosti PGE Ekoserwis je provádění hospodářské činnosti a nabízení vlastních produktů a služeb),
- za účelem plnění právních závazků vyplývajících z daňových a účetních předpisů,
zejména při příslušném prokazování transakcí pro potřebu daňového vyúčtování, přípravy finanční zprávy společnosti (důvod uvedený v čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR); - za účelem vymáhání pohledávek, projednávání soudních, arbitrážních a mediačních řízení (důvod uvedený v čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR, kde legitimním zájmem společnosti je vymáhání nároků nebo ochrana před nároky);
- za účelem projednávání správních řízení, jejichž stranou je společnost (důvod uvedený v čl. 6 odst. 1 písm. c) a f) GDPR, kde legitimním zájmem společnosti je výkon práv strany v řízení);
- za účelem uchování údajů pro archivní účely a pro zajištění zúčtovatelnosti (vykázání našeho splnění povinností vyplývajících z ustanovení zákona) (důvod uvedený v čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR, kde legitimním zájmem společnosti je plnění korporačních závazků, zajištění možnosti vykázání zákonnosti činnosti).
IV. Stáří osobních údajů
Společnost PGE Ekoserwis uchovává osobní údaje po dobu nezbytnou při realizaci cíle, po kterou jsou údaje zpracovávány, a po dobu, po jakou lze vymáhat nároky v daném případě, pokud s ohledem na plnění jiných cílů nemůže být doba uchování údajů jiná, o čemž budete zvlášť informován/a. Současně za účelem zúčtovatelnosti budeme uchovávat údaje po dobu, po kterou je společnost PGE Ekoserwis povinna uchovávat údaje nebo dokumenty je obsahující pro prokázání splnění právních požadavků, včetně umožnění veřejným orgánům zkontrolovat jejich splnění.
V. Příjemci údajů
Vaše osobní údaje mohou být předávány:
- subjektům ze Skupiny PGE Polska Grupa Energetyczna S. A.;
- obchodním partnerům, klientům a potenciálním klientům, tedy firmám, s nimiž spolupracujeme při nabízení a poskytování našich služeb;
- institucím stanoveným ustanoveními zákona, kterými jsou např. finanční úřad, správa sociálního zabezpečení, státní úřad inspekce práce;
- naším subdodavatelům (zpracovatelům) – dodavatelům softwaru, IT systémů a serverového prostoru, a rovněž aplikací používaných společností, právním kancelářím.
VI. Vaše práva související se zpracováváním údajů:
Na základě předpisů GDPR Vám příslušejí práva týkající se osobních údajů, které zpracováváme. Níže je uvedena specifikace těchto práv:
a. Přístup k osobním údajům. Kdykoliv můžete využít svého práva přístupu ke svým údajům.
b. Oprava osobních údajů. Máte právo od nás žádat okamžitou opravu osobních údajů, které jsou nesprávné, a rovněž doplnění nekompletních osobních údajů.
c. Právo na výmaz osobních údajů. Máte právo od nás žádat okamžitý výmaz osobních údajů v každém z následujících případů:
- nejsou-li osobní údaje už nezbytné pro účely, v nichž byly shromážděny nebo jiným způsobem zpracovávány;
- u údajů zpracovávaných na základě souhlasu, odvoláte-li svůj souhlas, na němž je zpracování založeno, a neexistují-li jiné právní základy pro zpracování;
- podáte-li námitku proti zpracování údajů, o níž se hovoří v bodu e) níže, a neexistují-li právně nadřazené legitimní důvody pro zpracování těchto údajů;
- jsou-li osobní údaje zpracovávány v rozporu se zákony;
- musejí-li být osobní údaje vymazány pro splnění právního závazku stanoveného v právu Evropské unie nebo v polském právu.
- Společnost však nebude moct vymazat vaše osobní údaje, pokud je jejich zpracování nezbytné (i) pro uplatnění práva svoboda projevu a informací, (ii) pro splnění právního závazku povinnosti vyžadující zpracování na základě práva Evropské unie nebo polského práva, (iii) pro vymezení, vymáhání nebo ochranu nároků
d. Právo na omezení zpracování údajů. Máte právo od nás žádat omezení zpracování, pokud:
- zpochybňujete správnost osobních údajů – na dobu, která nám umožní zkontrolovat správnost těchto údajů;
- je zpracování v rozporu se zákony, Vy nesouhlasíte s výmazem osobních údajů a chcete pouze omezit jejich používání;
- společnost už nepotřebuje Vaše osobní údaje pro účely zpracování, ale údaje potřebujete pro vymezení, vymáhání nebo ochranu nároků;
- jste vznesl/a námitku vůči zpracování, o němž se hovoří níže v bodu e) – do doby konstatování, že právně legitimní důvody po naší straně jsou nadřazené důvodům námitky.
e. Právo vznést námitku. Kdykoliv máte právo vznést námitku, a to z příčin souvisejících s Vaší specifickou situací, vůči zpracování údajů za účelem realizace legitimního zájmu společnosti (tj. v případech, kdy důvodem pro zpracování osobních údajů je ustanovení čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Společnost PGE Ekoserwis přestane zpracovávat vaše údaje pro tyto účely, nebude-li schopna prokázat, že existují důležité, právně legitimní důvody, které jsou nadřazené Vašim zájmům, právům a svobodě, nebo že Vaše údaje jsou nezbytné pro eventuálního vymezení, vymáhání nebo ochranu nároků.
f. Právo odvolání souhlasu. V rozsahu, v němž je osobní údaje zpracovávány na základě souhlasu, máte právo vždy odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování prováděného na základě souhlasu před jeho odvoláním.
g. Právo na přenositelnost údajů. V rozsahu, v jakém jsou Vaše údaje zpracovávány za účelem uzavření a plnění smlouvy, nebo jsou zpracovávány na základě souhlasu, přičemž zpracování údajů probíhá automaticky, máte právo obdržet od společnosti ve strukturovaném, všeobecně používaném formátu vhodném pro strojové přečtení své osobní údaje, které jste nám poskytl/a. Máte rovněž právo zaslat tyto osobní údaje jinému správci.
h. Právo pro podání stížnosti. Máte právo podat stížnost na naše zpracování osobních údajů k předsedovi Úřadu na ochranu osobních údajů.
Oprávnění, o nichž se hovoří ve výše uvedených bodech a) až g), lze vykonat, budete-li nás kontaktovat způsobem uvedeným ve výše uvedeném bodu II, tj. na e-mailovou adresu rodo.ekoserwis@gkpge.pl nebo písemně na adresu sídla společnosti. Za účelem výkonu práva na stížnost, o níž se hovoří ve výše uvedeném bodu h), kontaktujte přímo kontrolní orgán.
VII. Dobrovolné poskytnutí údajů, získání údajů z jiných zdrojů
Při vzájemných kontaktech v rámci hospodářské činnosti nám poskytujete Vaše osobní údaje dobrovolně, přičemž neposkytnutí údajů může mít za následek nemožnost uzavření nebo plnění smlouvy, nebo rovněž nemožný výkon práv, která Vám mohou příslušet.
Vaše osobní údaje zahrnující jméno, příjmení, funkci a místo práce nebo služební kontaktní údaje můžeme rovněž získat od Vašeho zaměstnavatele nebo subjektu, s nímž spolupracujete na základě občanskoprávní smlouvy, a rovněž z veřejně dostupných zdrojů (internetová strana).
